La dématérialisation vise à accélérer les différents processus d’une entreprise, dans le but d’optimiser les activités de celle-ci et de lui offrir un avantage concurrentiel par rapport aux autres entreprises de son secteur. Parmi les solutions numériques qui se présentent aux entrepreneurs, figure le PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) communément connu sous son appellation anglaise « ERP » ou Enterprise Resource Planning. Ainsi que son nom l’indique, l’ERP est un logiciel qui gère les ressources d’une entreprise de manière automatisée et centralisée, ce qui procure de nombreux avantages pour les collaborateurs.
Le fonctionnement d’un ERP
Présentation de l’ERP
La planification des ressources est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise. C’est un moyen d’augmenter la productivité et d’atteindre les objectifs. L’ERP est l’outil numérique qui sert à optimiser la chaîne de production d’un produit, depuis sa fabrication, jusqu’à la livraison auprès du client. L’ERP est un logiciel complet, mais parfois complexe à maîtriser. Il intègre plusieurs fonctionnalités, comme le CRM (Customer Relationship Management) qui aide à la gestion de la relation-client. D’autres modules sont également disponibles, ils permettent au logiciel de se connecter aux autres solutions logicielles dédiées à la comptabilité ou à la planification de projet. Un ERP, tel que cet erp maroc, est un outil indispensable aux PME qui souhaitent rentabiliser au mieux leurs activités.
Les fonctionnalités de l’ERP
Comme l’on a pu le voir précédemment, l’ERP peut présenter plusieurs fonctionnalités. Ces dernières varient selon l’éditeur et les besoins de l’entreprise, voici quelques-unes des fonctionnalités de base d’un ERP :
- le suivi des stocks et de l’approvisionnement ;
- le contrôle des coûts ;
- la gestion des flux de trésorerie et de la comptabilité ;
- l’accès aux performances en temps réel de l’entreprise ;
- l’optimisation de la relation-client.
Dans tous les cas, le logiciel ERP doit avoir des applications informatiques (modules) qui sont compatibles avec la base de données unique. Le moteur de workflow lui permet de définir les tâches à gérer. Les logiciels ERP peuvent être hébergés sur un serveur virtuel ou sur le réseau interne de l’entreprise. Il est essentiel d’établir une liste des besoins de l’entreprise avant de fixer son choix sur un logiciel en particulier.
Les atouts que peut apporter l’ERP à l’entreprise
La centralisation des tâches
L’ERP permet de lier tous les services sur une seule base de données. Les données sont accessibles pour toutes les applications et à tout instant. Cela permet un gain de temps non- négligeable, d’ailleurs, le risque d’erreurs est minimal, contrairement à la saisie de données manuelle. Les ressources sont par conséquent optimisées, car les tâches les plus contraignantes sont effectuées de manière automatisée par l’ERP.
La réduction des coûts
Les frais d’exploitation sont minimisés, le logiciel ERP est un assistant efficace et intelligent. La planification de projet engrange moins de ressources humaines et financières. La prise de décision est plus rapide, sans être moins pertinente. Cependant, il faut savoir que l’ERP est un investissement conséquent, même s’il est rentable à long terme (et s’il est soigneusement choisi). L’introduction du logiciel exige des changements dans les méthodes de travail. Il implique aussi une familiarisation des collaborateurs avec son utilisation, via une formation adaptée. L’implantation de l’ERP est un défi à relever pour les entreprises, mais il faut opter pour des fonctions qui correspondent aux besoins, pour augmenter les performances en productivité et en rentabilité.
