Pour toute entité ou organisation, l’accumulation des impayés impacte fortement, mais discrètement, sa santé financière. Si tel est le cas pour une entreprise, la situation est encore plus difficile pour un professionnel de santé libéral (chirurgien, kinésithérapeute, dentiste, …). En plus de son métier, il doit également se soucier des problèmes administratifs qui sont fastidieux et chronophages. C’est précisément ce qui se passe dans la gestion des impayés des tiers payants et patients. Cet article peut l’aider à mieux gérer ses impayés à travers diverses solutions.
Les motifs des impayés tiers payants et patients
Pour assurer la gestion des impayés et les anticiper, le professionnel de santé doit connaître leurs motifs. Effectivement, les causes de rejets, d’impayés ou bien d’autres sont variées et récurrentes. Dans le secteur de santé, même si tout est fait dans les règles de l’art (proposition de différents moyens de paiement, des feuilles de soins légitimes et exigibles, respect des règles de la télétransmission, …), les rejets de facturation sont encore nombreux.
Motifs en rapport avec les Caisses complémentaires
Les causes des impayés en rapport avec les Caisses complémentaires peuvent être :
- le manque de prise en charge mutuelle ;
- les droits non ouverts et l’absence de conventionnement ;
- une prestation non couverte ;
- un bénéficiaire inconnu, etc.
Motifs en rapport avec les Caisses de Sécurité Sociale
Avec les Caisses de Sécurité Sociale, les motifs de rejets et impayés envers le professionnel de santé sont les suivants :
- une facture jamais arrivée auprès des responsables ;
- un prescripteur inconnu du référentiel ;
- une erreur au cours de la télétransmission (erreur de saisie, case mal cochée, …) ;
- un bénéficiaire inconnu ou un ETM non trouvé dans la BDO, etc.
Motifs liés aux patients
En outre, il se peut que l’origine des impayés proviennent des patients comme :
- une carte vitale non mise à jour ou avec des mauvaises informations ;
- l’oubli du patient entraînant un retard de paiement ;
- une opposition sur chèque bancaire, etc.
- un reste à charge impayé ou la mauvaise foi du patient, etc.
L’impact des impayés sur la profession
Un professionnel de santé est considéré comme un travailleur indépendant. Donc, en cas de factures impayées, il doit prendre du temps pour les gérer. Ce sont des actes chronophages qui requièrent l’intervention du professionnel de santé victime des impayés. Cela se répercute sur son activité et implique un arrêt de travail altérant la trésorerie du cabinet. Effectivement, ces rejets et impayés entraînent :
- une perte de temps menant à une perte de chiffre d’affaires ;
- une surcharge de travail : il doit rattraper en un temps record tous les retards de travail dus à son absence pendant un certain temps ;
- le stress, etc.
Astuces et solutions pour anticiper et gérer les impayés
Afin d’éviter ces situations, le professionnel de santé doit mettre à jour régulièrement son logiciel et son fichier patient. En cas de changement d’adresse (mail ou cabinet), il doit prévenir la CPAM. Pour assurer la gestion des impayés, adopter différentes astuces et solutions pour les anticiper est l’option idéale. En voici quelques-unes :
Faire une vérification de la solvabilité des patients
Cela consiste à recueillir des informations financières les concernant (souscription à une assurance ou mutuelle, revenus mensuels, …). Pour un professionnel de santé, cette vérification peut être un peu difficile. La meilleure solution qui peut lui convenir est de recueillir toutes les informations administratives sur ses patients lors d’une première consultation : adresse postale, adresse mail, numéros de téléphone (mobile et fixe), etc.
Les procédures de relances
Même s’il s’agit d’une petite somme, l’accumulation des impayés devient difficile à gérer. En cas d’impayés, le professionnel de santé doit agir rapidement. Dès que le patient ne paye pas une dizaine de jours après l’émission de la facture, il faut le relancer par téléphone. Ensuite, lui donner un devis avec un échéancier de paiement tout en lui parlant d’acompte permet de limiter les impayés. Notre conseil est d’opter pour le même traitement, qu’il s’agisse de petit ou de gros montants. Si après toutes ces démarches, le patient ne paye pas :
- ne lui donnez pas la feuille de soin ;
- ne faites pas une transmission par la Carte Vitale.
Intérêts de recourir à une société de recouvrement spécialisée
Face à des impayés, notamment lorsque le patient ne respecte pas le délai de paiement, le professionnel de santé doit recourir au recouvrement de créances. Dans ce cas, il est obligé de faire appel à une société de recouvrement spécialisée, car c’est une procédure légale et fastidieuse. Cela présente de multiples avantages, car :
- elle facilite les démarches du professionnel de santé ;
- elle dispose d’une forte autorité pour arriver rapidement à des résultats concluants ;
- elle dispose d’une équipe experte de la négociation ;
- elle préconise un contact aimable et courtois pour préserver la relation soignant-soigné ;
- elle garantit un service de qualité avec un accompagnement sur-mesure ;
- elle traite l’intégralité des rejets transmis tout en garantissant un taux de recouvrement élevé et un chiffre d’affaires optimisé.
